Aktivace datových schránek se blíží. Všem právnickým osobám se nový druh korespondence s úřady spustí již 1. listopadu. O datových schránkách jsme hovořili s Ing. Petrem Pavlincem, vedoucím odboru informatiky Krajského úřadu kraje Vysočina.

  Co jsou to datové schránky?

 Elektronický komunikační nástroj mezi veřejnou správou a právnickými i fyzickými osobami, které mají datovou schránku. Dle zákona ji právnické osoby budou mít aktivovánu od 1. listopadu, pokud si ji neaktivovaly již dříve.

  Prý se jedná o revoluci v úřadování.

 To ano. Jedná se o největší revoluci uvnitř veřejné správy za několik posledních let.

 Systém je bezplatný, bude i nadále?

 Systém je skutečně placen ze státního rozpočtu, zda na něj budou i v budoucnu peníze, je otázka na ministerstvo, případně poslance.

  V průběhu léta právnické osoby (tzv. oprávněné osoby) obdržely do vlastních rukou dopis se jménem a heslem, kterým se do systému datových schránek připojí. Co mají udělat dál?

 Po připojení se k internetu se první přístup děje jménem a heslem, které dostaly v dopise.

Heslo při prvním připojení důrazně doporučuji změnit. Jedná se o vaše kódy, se kterými byste měli zacházet stejně jako např. s PIN. Nikomu je neříkat a uschovat například v trezoru. Vyšší bezpečnost vám zaručí tzv. el. certifikát k přístupu do schránky, který vám za poplatek zřídí například na poště nebo třeba u nás na krajském úřadě. Certifikáty se vydávají na jeden rok.

  Komunikace s úřady bude tedy probíhat přes datovou schránku. Nemohou se nějaké dokumenty cestou ztratit?

 To je téměř vyloučeno. Dokumenty budou ve schránce uloženy 90 dnů, pak se automaticky smažou. Zůstane zde jen informace o tom, co, kdo, kdy a komu posílal. Obsah bude ale smazán.

 Firmy se tedy budou muset do schránek pravidelně dívat ­ přihlašovat.

 Ano. Pokud právnická osoba dostane do datové schránky nějaký dokument a do schránky se ode dne dodání 10 dnů nepřihlásí, považuje se dokument za doručený posledním dnem této lhůty.

 Nelze datum přijetí dokumentu nějak časově zaměnit?

 Ne, každý má tzv. časové razítko, díky kterému lze zpětně ověřit čas i autenticitu dokumentu.

  Přístup do schránky má tzv. oprávněná osoba, která obdržela dopis s heslem. Může přístup do schránky na někoho delegovat?

 Samozřejmě, určím­li ale někoho na výběr datové schránky, ten opět dostane obálku se jménem a heslem na svou adresu. Firma ale musí počítat s tím, že si tato tzv. pověřená osoba bude moci po přidělení příslušných práv přečíst všechny zprávy, které do schránky přijdou. Velké firmy, stejně jako třeba náš krajský úřad, mají software, který dokáže vybírat, stahovat a třídit datovou schránku.

  Hovořme spíše o menších firmách. Co se děje v případě, když jsou ve firmě dva i více jednatelů, tedy statutárních osob, které všechny obdržely dopis s heslem přístupu.

 Tak je to dle zákona. Všichni jsou oprávněnými osobami a mají přístup do datové schránky. Jen upozorňuji, že schránku mají zřízenou jen jednu. Záleží tedy na jejich interním mechanismu, jak se dohodnout, kdo bude schránku vybírat atd.

  Co když se nebudou schopni domluvit? Jsou známé případy, kdy spolu jednatelé třeba ani nemluví.

 Je to jejich interní věc, ale když se nedohodnou, mají stejný problém jako při vybírání klasické poštovní schránky.

 Vraťme se k obsahu schránky. Musí se do ní nahlížet každý den?

 Větší firmy do ní typicky vstupují denně, ale pro ty menší je např. vhodné si nastavit službu, která e­mailem zašle vyrozumění, že do schránky něco přišlo. Tato služba je bezplatná. Může vám přijít i SMS, ale ta je již zpoplatněná.

 Pokud komunikuji s úřadem, je nutné zřídit si elektronický podpis?

 Nutné to není, ale já to doporučuji. Stejně jako přístupový certifikát se vydává na pracovištích tzv. certifikačních autorit a platí vždy jeden rok.

  Odesílání dokumentů přes datovou schránku je prý mnohem složitější než její vybírání.

 To je způsobeno tím, že si nelze jednoduše uložit "adresy" jednotlivých úřadů do počítače. Spolehnout se na tzv. identifikátor datové schránky, což je určitý číselný kód, totiž není příliš dobré, instituce jej mohou měnit, zaniknout apod. Vždy je proto nutné ověřit si správnost datové schránky, kam dokumenty posílám.

  Neobáváte se v souvislosti s používáním datových schránek po 1. listopadu zmatků?

 Jako každá revoluce i datové schránky přinesou jistě nemálo zmatků a nečekaných změn, ale osobně se domnívám, že celkově je systém dobře vymyšlen a časem oceníme jeho přínos.

 Petr KLUKAN